Mahngebühren Schweiz: was du verlangen darfst

Der Kunde zahlt nicht, du schreibst eine Mahnung, und darunter steht "zuzüglich Mahngebühr CHF 20". Das fühlt sich gerecht an. Schliesslich kostet dich das Nachrennen Zeit.

Rechtlich ist die Sache weniger eindeutig, als viele denken. In der Schweiz gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Mahngebühren. Was du ohne Vereinbarung verlangen darfst, ist etwas anderes. Hier die Übersicht, damit du weisst, worauf du bestehen kannst.

Was dir das Gesetz ohne Vereinbarung zugesteht

Verzugszins. Ist dein Kunde in Verzug, schuldet er auf den offenen Betrag 5 % Zins pro Jahr (OR Art. 104). Das gilt auch, wenn nirgends etwas davon steht. Wurde ein höherer Zins vereinbart, gilt der höhere.

Weiterer Schaden. Ist dir mehr Schaden entstanden als der Zins, kann der Kunde auch dafür haften (OR Art. 106). Diesen Schaden musst du aber belegen. Deine Zeit für das Schreiben einer Mahnung lässt sich kaum als konkreter Schaden beziffern, und Gerichte sprechen solche Pauschalen ohne Vereinbarung oft nicht zu.

Betreibungskosten. Kommt es zur Betreibung, trägt der Schuldner die Kosten, du schiesst sie nur vor. Mehr dazu im Beitrag Betreibung einleiten in der Schweiz.

Wann Mahngebühren zulässig sind

Mahngebühren darfst du verlangen, wenn sie vorher vereinbart wurden. Vorher heisst: bevor der Kunde in Verzug geraten ist. Typische Orte dafür:

in deinen AGB, die der Kunde bei Vertragsabschluss akzeptiert hat
in der Offerte, die der Kunde unterschrieben hat
in einem Rahmenvertrag

Ein Hinweis erst auf der Rechnung ist schwächer, weil der Vertrag zu diesem Zeitpunkt schon geschlossen ist. Er kann bei laufenden Geschäftsbeziehungen trotzdem helfen, weil der Kunde die Bedingungen dann kennt. Erst in der Mahnung selbst eine Gebühr einzuführen, reicht nicht.

Und auch eine vereinbarte Gebühr muss angemessen sein. Sie soll deinen Aufwand abgelten, nicht bestrafen.

Welche Beträge üblich sind

Einen gesetzlichen Tarif gibt es nicht. In der Praxis haben sich Beträge in diesem Rahmen eingebürgert:

Stufe	Üblich
Zahlungserinnerung	keine Gebühr
1. Mahnung	CHF 0 bis 20
2. Mahnung	CHF 10 bis 30
Letzte Mahnung	CHF 20 bis 50

Viele Betriebe verzichten bei der ersten Mahnung ganz auf eine Gebühr. Das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern klug: Die meisten Kunden haben die Rechnung schlicht vergessen, und eine Gebühr im ersten Schreiben verärgert mehr, als sie einbringt.

Beträge, die in keinem Verhältnis zur Forderung stehen, etwa CHF 50 Mahngebühr auf eine Rechnung über CHF 80, sind angreifbar und beschädigen die Kundenbeziehung.

So formulierst du die Vereinbarung

Ein Satz in den AGB oder in der Offerte genügt, solange er klar ist:

Bei Zahlungsverzug schuldet der Kunde einen Verzugszins von 5 % pro Jahr. Für jede Mahnung ab der ersten Mahnung wird eine Gebühr von CHF 20 erhoben.

Wichtig ist, dass Betrag und Auslöser eindeutig sind. "Angemessene Mahnspesen" ohne Zahl lädt zum Streit ein.

Mahngebühren in der Mahnung richtig ausweisen

Führe die Gebühr getrennt vom Rechnungsbetrag auf, damit der Kunde nachvollziehen kann, was er zahlt:

Position	Betrag
Rechnung RE-2026-041	CHF 2'480.00
Mahngebühr 1. Mahnung	CHF 20.00
Total offen	CHF 2'500.00

Nenne eine neue, konkrete Frist ("zahlbar bis 30.09.2026") und verweise auf die Stelle, an der die Gebühr vereinbart wurde. Wie der Rest der Mahnung aussieht, zeigt unsere Mahnung-Vorlage für die Schweiz.

Mahngebühren und MWST

Hier unterscheiden sich Gebühr und Zins, und das wird oft verwechselt.

Mahngebühren gelten in der Praxis der Steuerverwaltung als Ersatz für deinen Aufwand mit dem säumigen Kunden. Sie hängen damit an der ursprünglichen Leistung und teilen deren Steuersatz. Bist du MWST-pflichtig und hast die Leistung zu 8.1 % abgerechnet, gilt das auch für die Mahngebühr.

Verzugszins ist dagegen eine Entschädigung für einen Schaden und kein Entgelt (MWSTG Art. 18 Abs. 2). Er unterliegt der MWST nicht.

Bist du nicht MWST-pflichtig, betrifft dich das nicht. Im Zweifel hilft die ESTV oder dein Treuhänder.

Was, wenn der Kunde die Gebühr nicht zahlt?

Häufig zahlt der Kunde den Rechnungsbetrag, aber nicht die Gebühr. Dann hast du zwei Möglichkeiten:

Abschreiben. Bei CHF 20 ist das oft die vernünftige Wahl. Die Beziehung ist mehr wert.
Weiter einfordern. War die Gebühr sauber vereinbart, darfst du sie mit der nächsten Mahnung oder in einer Betreibung geltend machen. Rechne aber nüchtern, ob Aufwand und Ertrag zusammenpassen.

So setzt du Mahngebühren in Billify um

In Billify legst du in den Einstellungen fest, ob und wie viel Mahngebühr du verlangst. Die Zahlungserinnerung bleibt immer gebührenfrei. Ab der 1. Mahnung kommt pro Mahnung der festgelegte Betrag dazu, das Total inklusive Gebühren steht in der Mahnung. Lässt du das Feld leer, verlangt Billify keine Gebühr, auch keine versteckte Standardgebühr.

Jede Mahnung setzt eine neue Frist von zehn Tagen. Wenn du die automatischen Mahnungen einschaltest, verschickt Billify die Stufen selbst, nach so vielen Tagen Verzug, wie du festlegst.

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Häufige Fragen

Sind Mahngebühren in der Schweiz erlaubt?

Ja, wenn sie vorher vereinbart wurden, zum Beispiel in den AGB oder in der unterschriebenen Offerte, und wenn der Betrag angemessen ist. Ohne Vereinbarung hast du keinen gesetzlichen Anspruch darauf, wohl aber auf 5 % Verzugszins.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Einen gesetzlichen Höchstbetrag gibt es nicht. Üblich sind CHF 10 bis 30 pro Mahnung und bis CHF 50 für die letzte Mahnung. Entscheidend ist, dass die Gebühr vereinbart und im Verhältnis zur Forderung angemessen ist.

Darf ich schon für die Zahlungserinnerung eine Gebühr verlangen?

Rechtlich möglich, wenn vereinbart. In der Praxis unüblich und wenig sinnvoll, weil die meisten Kunden nur vergessen haben zu zahlen.

Was ist der Unterschied zwischen Mahngebühren und Mahnspesen?

Keiner. Beide Begriffe meinen dasselbe: eine Pauschale für den Aufwand, den eine Mahnung verursacht.

Muss ich auf Mahngebühren MWST abrechnen?

Wenn du MWST-pflichtig bist, ja. Mahngebühren gelten als Teil des Entgelts und teilen den Steuersatz der ursprünglichen Leistung. Der Verzugszins dagegen ist ein Schadenersatz und unterliegt der MWST nicht.

Quellen und weiterführende Links: