Rechnung und Offerte auf Französisch oder Englisch: was Schweizer KMU beachten müssen

Die Schweiz hat vier Landessprachen, und ein Viertel der Wirtschaftsleistung entsteht westlich der Saane. Trotzdem verschicken die meisten Deutschschweizer Kleinbetriebe jede Rechnung auf Deutsch, auch nach Genf, Neuenburg oder Lugano.

Das ist selten Absicht. Meistens kann es die Software nicht, oder nur, indem man die ganze Programmoberfläche umstellt. Also bleibt es beim Deutschen, und der Kunde in der Romandie liest "Zahlbar bis" und "Freundliche Grüsse".

Rechtlich ist das zulässig. Wirtschaftlich ist es teuer.

Gibt es eine Sprachpflicht für Rechnungen?

Nein. Das Schweizer Recht schreibt für Rechnungen zwischen Privaten keine Sprache vor. Weder das Obligationenrecht noch das Mehrwertsteuergesetz verlangen Deutsch, Französisch oder Italienisch.

Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Sprache. Nach MWSTG Art. 26 muss eine Rechnung erkennen lassen, wer leistet, wer empfängt, was geleistet wurde, wann, zu welchem Entgelt und mit welchem Steuersatz. Ob das auf Deutsch oder Französisch steht, spielt keine Rolle.

Zwei Einschränkungen gibt es trotzdem.

Die Buchführung. Nach OR Art. 957a darf die Buchführung in einer Landessprache oder auf Englisch geführt werden. Deine Belege sollten also in einer dieser Sprachen vorliegen, was bei DE, FR, IT und EN ohnehin der Fall ist.

Behördenkontakt. Kommt es zu einer MWST-Kontrolle, kann die Verwaltung eine Übersetzung verlangen, wenn ein Beleg in einer anderen Sprache verfasst ist. Bei den vier genannten Sprachen ist das kein Thema.

Kurz: Du darfst. Die Frage ist nur, ob du willst.

Warum es sich lohnt

Aus der Praxis heraus gibt es drei Gründe, die nichts mit Höflichkeit zu tun haben.

Rechnungen in der eigenen Sprache werden schneller bezahlt. Nicht, weil der Kunde sonst nicht versteht, sondern weil die Rechnung nicht auf dem Stapel "muss ich mir später anschauen" landet. Bei einer Buchhalterin, die täglich hundert Belege verarbeitet, entscheidet die erste Sekunde.

Die Offerte entscheidet über den Auftrag. Eine Rechnung kommt, wenn die Beziehung schon steht. Eine Offerte ist oft der erste Eindruck. Wer in Lausanne drei Angebote vergleicht und zwei davon auf Französisch bekommt, hat eine Vorauswahl schon getroffen, bevor er die Preise anschaut.

Es ist ein Signal für die Ernsthaftigkeit. Ein Anbieter, der seine Dokumente nicht auf Französisch ausgeben kann, wirkt wie einer, der bei einem Problem auch keinen französischsprachigen Ansprechpartner hat. Bei Aufträgen über mehrere Monate ist das ein Argument gegen dich.

Die Begriffe, die wirklich stimmen

Wörtliche Übersetzungen sind die häufigste Fehlerquelle. Diese Tabelle deckt ab, was auf fast jeder Rechnung und Offerte vorkommt.

Deutsch	Französisch	Italienisch	Englisch
Rechnung	Facture	Fattura	Invoice
Offerte	Devis	Offerta	Quote
Rechnungsnummer	Numéro de facture	Numero fattura	Invoice number
Rechnungsdatum	Date de facture	Data fattura	Invoice date
Fällig bis	Échéance	Scadenza	Due date
Gültig bis	Valable jusqu'au	Valida fino al	Valid until
Menge	Quantité	Quantità	Quantity
Einzelpreis	Prix unitaire	Prezzo unitario	Unit price
Zwischensumme	Sous-total	Totale parziale	Subtotal
MWST	TVA	IVA	VAT
Rundung	Arrondi	Arrotondamento	Rounding
Gesamtbetrag	Montant total	Importo totale	Total amount
Zahlbar innert 30 Tagen	Payable sous 30 jours	Pagabile entro 30 giorni	Payable within 30 days
Freundliche Grüsse	Meilleures salutations	Cordiali saluti	Kind regards

Zwei Stolpersteine sind erwähnenswert.

Offerte heisst auf Französisch Devis, nicht Offre. "Offre" ist im Handel eher das Sonderangebot. Wer "Offre" schreibt, wird verstanden, klingt aber übersetzt.

MWST heisst TVA, nicht TVA suisse oder MWST. Und der Satz gehört daneben: "TVA 8,1 %". Beachte auch das Komma als Dezimaltrennzeichen im Französischen und den Abstand vor dem Prozentzeichen.

Bei den Zahlen selbst ändert sich in der Schweiz weniger, als man denkt. Die Tausendertrennung mit Hochkomma (CHF 24'000.00) ist schweizerisch und bleibt in allen vier Sprachen üblich. Beim Datum wechselt die Reihenfolge nicht, aber die Schreibweise: 21.08.2026 im Deutschen und Französischen, im Englischen besser 21 August 2026, um Verwechslungen mit dem US-Format zu vermeiden.

Die QR-Rechnung bleibt gleich

Ein verbreiteter Irrtum: Wer die Rechnung übersetzt, müsse auch den Zahlteil anpassen. Das stimmt so nicht.

Der QR-Code selbst enthält keine Sprache. Sein Inhalt ist nach dem Standard von SIX festgelegt: IBAN, Zahlungsempfänger, Betrag, Währung, Zahlungspflichtiger, Referenz. Diese Felder sind Daten, keine Beschriftung. Ein französischer und ein deutscher Zahlteil ergeben beim Scannen exakt dasselbe.

Was sich ändert, sind die gedruckten Beschriftungen rundherum: "Empfangsschein" wird zu "Récépissé", "Zahlteil" zu "Section paiement", "Konto / Zahlbar an" zu "Compte / Payable à". Diese Begriffe sind im Standard vorgegeben und dürfen nicht frei übersetzt werden. Gute Software macht das automatisch, sobald du die Sprache des Dokuments setzt.

Wichtig: Der Zahlteil muss in einer Sprache durchgehend sein. Halb deutsche, halb französische Beschriftungen sind ein Grund, weshalb ein Beleg bei der Bank auffällt.

Rechnungen ins Ausland

Bei Kunden ausserhalb der Schweiz kommt zur Sprache noch die Steuerfrage dazu, und die ist wichtiger.

Dienstleistungen an Empfänger im Ausland sind nach dem Empfängerortsprinzip in der Regel in der Schweiz nicht steuerbar. Auf der Rechnung steht dann keine MWST, sondern ein Hinweis. Formuliere ihn in der Sprache der Rechnung:

Deutsch: "Nicht steuerbarer Umsatz, Leistung im Ausland erbracht (Empfängerortsprinzip)."
Französisch: "Prestation non imposable en Suisse, lieu de la prestation à l'étranger."
Englisch: "Not subject to Swiss VAT, place of supply abroad. Reverse charge may apply."

Bei Kunden in der EU erwartet die Gegenseite oft den Zusatz zum Reverse Charge, weil sie die Steuer selbst abrechnet. Das ist kein Schweizer Erfordernis, erspart aber Rückfragen.

Und ein praktischer Punkt: Eine QR-Rechnung nützt einem Kunden in Deutschland wenig. Er kann sie zwar bezahlen, weil die IBAN drin steht, aber scannen kann er sie mit seiner Banking-App meistens nicht. Bei Auslandkunden gehören IBAN und BIC deshalb zusätzlich im Klartext auf die Rechnung.

Wie du es organisierst, ohne doppelte Arbeit

Der Fehler, den fast alle machen: Man legt zwei Vorlagen an, eine deutsche und eine französische, und pflegt beide. Nach einem halben Jahr unterscheiden sie sich in Kleinigkeiten, und irgendwann geht die falsche raus.

Besser ist es, die Sprache am Kunden zu hinterlegen statt am Dokument. Der Kunde in Lausanne ist französischsprachig, das ändert sich nicht. Wenn deine Software das kann, setzt du es einmal und musst nie wieder daran denken.

Für Ausnahmen braucht es dann noch die Möglichkeit, ein einzelnes Dokument abweichend zu machen, etwa wenn der Einkauf eines Genfer Konzerns auf Englisch läuft. Diese zwei Ebenen decken in der Praxis alles ab.

In Billify funktioniert das genau so: Beim Kunden hinterlegst du eine Standardsprache, und in der einzelnen Offerte oder Rechnung kannst du davon abweichen. Deine eigene Programmoberfläche bleibt dabei auf Deutsch. PDF und Versandmail folgen der Dokumentsprache, der Zahlteil ebenfalls.

Häufige Fragen

Muss ich eine Rechnung in die Sprache des Kunden übersetzen?

Nein. Es gibt in der Schweiz keine gesetzliche Sprachpflicht für Rechnungen zwischen Privaten. Massgebend sind die Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26, nicht die Sprache. Die Übersetzung ist eine geschäftliche Entscheidung, keine rechtliche.

Ist eine Rechnung auf Englisch in der Schweiz gültig?

Ja. Englisch ist nach OR Art. 957a auch für die Buchführung zugelassen. Solange alle Pflichtangaben enthalten sind, ist eine englische Rechnung gültig und für den Vorsteuerabzug verwendbar.

Ändert sich der QR-Code, wenn ich die Rechnung übersetze?

Nein. Der Inhalt des QR-Codes ist reine Datenstruktur nach dem SIX-Standard und enthält keine Sprache. Nur die gedruckten Feldbeschriftungen im Zahlteil wechseln, und für diese gibt der Standard die Begriffe in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch vor.

Wie schreibe ich MWST auf einer französischen Rechnung?

TVA, gefolgt vom Satz mit Komma als Dezimaltrennzeichen und einem Abstand vor dem Prozentzeichen: "TVA 8,1 %". Die MWST-Nummer schreibst du unverändert im Format CHE-123.456.789 TVA.

Was, wenn mein Kunde in der Romandie sitzt, aber Deutsch spricht?

Dann nimm Deutsch. Massgebend ist die Person, die die Rechnung liest, nicht die Postleitzahl. Deshalb ist es sinnvoll, die Sprache pro Kunde zu hinterlegen statt sie aus der Adresse abzuleiten.

Brauche ich für Auslandkunden eine andere Rechnungsvorlage?

Nicht zwingend eine andere Vorlage, aber zwei Ergänzungen: den Hinweis auf die nicht steuerbare Leistung statt des MWST-Ausweises, und IBAN samt BIC im Klartext, weil der QR-Code ausserhalb der Schweiz nicht gescannt werden kann.

Quellen und weiterführende Links: