Teilrechnung und Akontorechnung: so stellst du sie in der Schweiz richtig

Ein Umbau über vier Monate, eine Website über acht Wochen, ein Beratungsmandat über ein halbes Jahr: Du arbeitest, zahlst Material und Löhne, und die Rechnung stellst du am Schluss. In der Zwischenzeit finanzierst du deinen Kunden.

Das muss nicht sein. Teilrechnungen sind in der Schweiz völlig üblich, rechtlich unproblematisch und der einfachste Hebel gegen ein leeres Konto mitten im Projekt. Der Grund, warum viele Kleinbetriebe trotzdem darauf verzichten, ist selten der Kunde. Es ist die Unsicherheit, wie man es korrekt macht.

Akonto, Teil, Schluss: die drei Begriffe

Die Wörter werden im Alltag durcheinandergeworfen, meinen aber nicht dasselbe.

Begriff	Was verrechnet wird	Typischer Anlass
Akontorechnung	Ein Vorschuss, bevor die Leistung erbracht ist	Materialkauf, Projektstart, Neukunde ohne Zahlungshistorie
Teilrechnung	Eine bereits erbrachte Teilleistung	Bauetappe fertig, Meilenstein abgenommen
Abschlagsrechnung	Deutscher Begriff, meint dasselbe wie Teilrechnung	Im Schweizer Handwerk gebräuchlich
Schlussrechnung	Der Rest, unter Abzug aller vorherigen Zahlungen	Projektende, Abnahme

Praktisch wichtig ist vor allem der Unterschied zwischen Akonto und Teil: Bei einer Akontorechnung hast du noch nichts geliefert. Der Kunde zahlt auf Vertrauen. Bei einer Teilrechnung ist ein abgrenzbarer Teil erledigt und du kannst genau sagen, wofür das Geld ist.

Diese Unterscheidung entscheidet auch darüber, wie du formulierst. "Akontozahlung 1 von 3" ist ehrlich und niemand stolpert darüber. "Teilrechnung für Etappe 1" ohne fertige Etappe 1 sorgt für Rückfragen.

Was in eine Teilrechnung gehört

Eine Teilrechnung ist eine ganz normale Rechnung. Sie braucht dieselben Angaben wie jede andere: deine vollständige Adresse, die MWST-Nummer falls du steuerpflichtig bist, eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschrieb und Zahlungsfrist.

Drei Dinge kommen dazu, und die machen den Unterschied zwischen einer Rechnung, die bezahlt wird, und einer, die Fragen auslöst.

Der Bezug zum Gesamtauftrag. Schreib hin, wovon dies ein Teil ist. "Teilrechnung 2 von 4 zum Auftrag vom 14. Mai 2026, Gesamtsumme CHF 24'000.00". Der Kunde muss die Rechnung ohne Nachfragen in seinem Kopf einordnen können.

Der Stand. Was ist erledigt, was folgt noch. Ein Satz reicht: "Verrechnet wird Etappe 2, Rohinstallation. Offen bleiben Etappe 3 und die Schlussarbeiten."

Die laufende Summe. Was wurde bisher fakturiert, was ist noch offen. Auf der Schlussrechnung wird daraus die Abrechnung.

Auf der Schlussrechnung stellst du dann den Gesamtbetrag dar und ziehst die bereits fakturierten Teilbeträge ab. Nur die Differenz ist zahlbar. Das ist wichtig, damit der Kunde nicht doppelt zahlt und deine Buchhaltung nicht doppelt Ertrag ausweist.

Gesamtleistung gemäss Auftrag           CHF  24'000.00
./. Akontorechnung RE-0041              CHF   8'000.00
./. Teilrechnung RE-0052                CHF   8'000.00
Restbetrag, zahlbar bis 15.09.2026      CHF   8'000.00

MWST: der Punkt, an dem es schiefgeht

Hier lohnt sich Genauigkeit, weil Fehler erst bei der Abrechnung auffallen und dann rückwirkend korrigiert werden müssen.

Massgebend ist, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnest. Das ist die Standardabrechnungsart, die du bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung gewählt hast.

Nach vereinbarten Entgelten, der Normalfall: Die Steuer wird mit der Rechnungsstellung fällig. Jede Teilrechnung löst also im Quartal ihrer Ausstellung MWST aus, auch wenn der Kunde erst später zahlt.

Nach vereinnahmten Entgelten: Die Steuer wird fällig, wenn das Geld eingeht. Dann zählt das Zahlungsdatum der Teilzahlung.

In beiden Fällen gilt: Sobald du auf einer Teil- oder Akontorechnung MWST ausweist, schuldest du sie. Ein häufiger Fehler ist, die Akontorechnung "ohne MWST, wird am Schluss abgerechnet" zu stellen und auf der Schlussrechnung dann die volle Steuer auf den Gesamtbetrag zu verlangen. Das führt zu einer Rechnung, die der Kunde für den Vorsteuerabzug nicht sauber verwenden kann.

Weisst du MWST aus, dann auf jeder Teilrechnung, mit Satz und Betrag. Der Satz richtet sich nach dem Zeitpunkt der Leistung, nicht dem der Zahlung. Bei Aufträgen, die über eine Satzänderung hinweglaufen, ist das der Punkt, an dem du zweimal hinschauen solltest.

Ist dein Kunde ebenfalls MWST-pflichtig, dann ist ihm eine korrekt ausgewiesene Teilrechnung sogar lieber: Er kann die Vorsteuer sofort geltend machen statt erst am Projektende.

Wie viele Raten, und in welchem Verhältnis

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe. Was sich in der Praxis bewährt hat:

Bei Aufträgen bis etwa CHF 5'000 lohnt sich die Aufteilung meistens nicht. Der Aufwand für zwei Rechnungen und zwei Mahnläufe steht in keinem Verhältnis.

Zwischen CHF 5'000 und CHF 20'000 funktioniert ein Drittel bei Auftragsbestätigung, ein Drittel bei Halbzeit, ein Drittel bei Abnahme. Der erste Drittel deckt dein Material, der letzte hält den Kunden bei der Abnahme mitwirkungsbereit.

Ab CHF 20'000 oder bei Projekten über drei Monate koppelst du die Raten besser an Meilensteine als an Kalenderdaten. Meilensteine sind überprüfbar, Daten sind Verhandlungssache.

Halte die Schlussrate gross genug, dass die Abnahme noch interessant ist. Zehn Prozent Rest bei einem Auftrag über CHF 40'000 sind CHF 4'000, das reicht als Motivation für beide Seiten. Ein Rest von CHF 300 wird nie eingefordert und nie bezahlt.

Was in die Offerte gehört, damit es später keine Diskussion gibt

Teilrechnungen sind dann unstrittig, wenn sie schon in der Offerte stehen. Ein Absatz genügt:

Die Rechnungsstellung erfolgt in drei Teilbeträgen: 30 Prozent bei Auftragserteilung, 40 Prozent nach Abschluss der Rohinstallation, 30 Prozent nach Abnahme. Zahlungsfrist jeweils 20 Tage.

Wer das beim Angebot sagt, muss es später nicht durchsetzen. Wer es erst mit der zweiten Rechnung ankündigt, verhandelt neu, und zwar aus der schwächeren Position, weil die Arbeit schon läuft.

Bei Neukunden ohne Zahlungshistorie ist eine Akontozahlung vor Arbeitsbeginn kein Misstrauen, sondern normal. Formuliere es als Ablauf, nicht als Bedingung: "Sobald die Anzahlung da ist, reserviere ich die Woche vom 8. September für dich."

Wenn eine Teilrechnung nicht bezahlt wird

Der grosse Vorteil gegenüber der Schlussrechnung: Du merkst es früh, und du hast noch Handlungsspielraum.

Bleibt die erste Rate aus, arbeite nicht weiter, bevor das geklärt ist. Das ist kein Machtspiel, sondern Risikobegrenzung. Bei einem Auftrag über CHF 24'000 stehen nach der unbezahlten ersten Rate CHF 8'000 im Feuer, nicht 24'000.

Der Ablauf ist derselbe wie bei jeder Rechnung: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung mit Frist. Verzugszins darfst du nach OR Art. 104 ab Verzug verlangen, gesetzlich fünf Prozent, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Details dazu stehen in unserem Beitrag zum Mahnen in der Schweiz.

Wichtig für die Buchhaltung: Eine unbezahlte Teilrechnung verschwindet nicht dadurch, dass du sie auf der Schlussrechnung nochmals aufführst. Entweder du mahnst sie, oder du stornierst sie und stellst neu. Was du nicht tun solltest, ist dieselbe Leistung zweimal offen im System zu haben. Wie ein sauberes Storno geht, steht im Beitrag Rechnung stornieren.

Teilrechnungen in Billify

In Billify erstellst du aus einer bestehenden Rechnung mit einem Klick mehrere Teilrechnungen. Du wählst entweder Prozentsätze oder feste Beträge, das Original wird storniert und durch die Raten ersetzt, und jede Rate bekommt ihre eigene Rechnungsnummer und ihre eigene QR-Rechnung.

Die Rundung übernimmt das Programm: Bei drei Raten zu je einem Drittel von CHF 1'000.00 bekommt die letzte Rate den Rappen, damit die Summe der Raten exakt dem Original entspricht. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber genau der Punkt, an dem eine handgerechnete Aufteilung am Schluss um fünf Rappen danebenliegt.

Häufige Fragen

Ist eine Akontorechnung in der Schweiz erlaubt?

Ja. Es gibt keine Vorschrift, die verlangt, dass zuerst geleistet und dann verrechnet wird. Vereinbart wird das im Vertrag oder in der Offerte, und ohne Vereinbarung gilt nach OR Art. 372 beim Werkvertrag die Zahlung bei Ablieferung. Deshalb gehört die Ratenregelung in die Offerte.

Braucht jede Teilrechnung eine eigene Rechnungsnummer?

Ja. Jede Teilrechnung ist ein eigener Buchungsbeleg und braucht eine eigene fortlaufende Nummer, ein eigenes Datum und eine eigene Zahlungsfrist. Eine Nummerierung wie "RE-0041a" und "RE-0041b" ist unnötig kompliziert und sorgt bei der Revision für Rückfragen.

Muss ich auf der Akontorechnung MWST ausweisen?

Wenn du MWST-pflichtig bist und die Leistung steuerbar ist: ja. Die Steuer auf dem Vorschuss wird nach der Abrechnungsart fällig, die du gewählt hast. Nicht ausgewiesene MWST auf der Akontorechnung und dann die volle Steuer auf der Schlussrechnung führt zu einem Beleg, den der Kunde für den Vorsteuerabzug nicht sauber verwenden kann.

Wie zeige ich Teilzahlungen auf der Schlussrechnung?

Gesamtbetrag ausweisen, die bereits fakturierten Beträge mit Rechnungsnummer und Datum abziehen, und nur die Differenz als zahlbaren Betrag stehen lassen. Der QR-Code muss dabei auf die Differenz lauten, nicht auf den Gesamtbetrag.

Was ist der Unterschied zwischen Teilrechnung und Ratenzahlung?

Bei der Teilrechnung verrechnest du Schritt für Schritt, was du geleistet hast. Bei der Ratenzahlung ist die Gesamtleistung erbracht und der Kunde zahlt eine bestehende Forderung in Etappen ab. Buchhalterisch ist das ein Unterschied: Die Teilrechnung erzeugt mehrere Forderungen, die Ratenzahlung teilt eine einzige auf.

Lohnen sich Teilrechnungen auch für kleine Betriebe?

Gerade dort. Ein Einzelunternehmen mit zwei Grossaufträgen im Jahr spürt einen Zahlungsausfall stärker als eine Firma mit hundert kleinen Rechnungen. Teilrechnungen verteilen dieses Risiko auf mehrere Zeitpunkte und machen es früh sichtbar.

Quellen und weiterführende Links: