Mahnung schreiben in der Schweiz: Fristen, Mahngebühren & Vorlage

Eine Rechnung ist fällig, das Geld kommt aber nicht. Für KMU und Freelancer ist das Alltag, und der Umgang damit entscheidet, ob du dein Geld bekommst, ohne die Kundenbeziehung zu zerstören. Dieser Leitfaden zeigt, wie du in der Schweiz korrekt mahnst: der Ablauf, was rechtlich gilt, welche Gebühren erlaubt sind und wie eine saubere Mahnung aussieht.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: der Unterschied

Im Alltag werden die Begriffe vermischt, rechtlich ist nur eines wichtig: Der Schuldner muss in Verzug geraten. Erst dann darfst du Verzugszins verlangen und am Ende betreiben.

• Zahlungserinnerung: freundlicher Hinweis, oft bevor du überhaupt von Verzug sprichst. Reine Kulanz, kein rechtlicher Schritt.
• Mahnung: die formelle Aufforderung zu zahlen. Sie setzt den Schuldner in Verzug (sofern er es nicht schon ist).

Wichtig: Wenn auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum steht ("zahlbar bis 30.06.2026"), gerät der Kunde laut OR Art. 102 am Tag nach Ablauf automatisch in Verzug, auch ohne Mahnung. Eine Mahnung ist dann nicht zwingend, aber in der Praxis trotzdem üblich, bevor man härtere Schritte einleitet.

Der typische Mahnablauf in der Schweiz

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl Mahnungen. Üblich und bewährt ist dieser Ablauf:

1. Zahlungserinnerung (optional, ca. 7 Tage nach Fälligkeit): freundlich, ohne Gebühren.
2. 1. Mahnung (ca. 10 bis 14 Tage später): klare Zahlungsaufforderung mit neuer Frist.
3. 2. Mahnung / letzte Mahnung: bestimmter Ton, Hinweis auf weitere Schritte (Betreibung).
4. Betreibung: über das zuständige Betreibungsamt, wenn weiterhin nichts kommt.

Drei Mahnungen sind also keine gesetzliche Pflicht, sondern Konvention. Theoretisch könntest du nach einer einzigen Mahnung (oder bei Verfalltag sogar ohne) direkt betreiben.

Was kostet dich Verzug, und was darfst du verlangen?

Hier liegen die meisten Missverständnisse. Zwei Dinge sauber trennen:

Verzugszins: Sobald der Kunde in Verzug ist, darfst du auf Geldforderungen 5 % Verzugszins pro Jahr verlangen (OR Art. 104), auch ohne dass das im Vertrag steht. Bei höheren vertraglich vereinbarten Zinsen gilt der höhere Satz.

Mahngebühren: Das ist der heikle Punkt. Mahngebühren sind nicht automatisch geschuldet. Du kannst sie nur verlangen, wenn

• sie vorher vereinbart wurden (z.B. in deinen AGB oder auf der Rechnung), oder
• es sich um tatsächliche, nachweisbare Aufwände handelt.

Pauschalen wie "CHF 30 pro Mahnung" ohne Grundlage sind rechtlich angreifbar. In der Praxis lässt die erste Mahnung deshalb oft die Gebühr weg und verweist nur auf den Verzugszins. Wenn du Mahngebühren erheben willst, halte sie moderat und regle sie vorher in den AGB.

Mehr zu den zulässigen Beträgen und einer fertigen Vorlage findest du auf unserer Seite Mahnung-Vorlage Schweiz.

Was in jede Mahnung gehört

Eine wirksame Mahnung ist eindeutig und nachvollziehbar:

• Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Rechnungsnummer und -datum)
• Offener Betrag
• Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
• Neue, klare Zahlungsfrist (z.B. "innert 10 Tagen")
• Bei späteren Mahnungen: Verzugszins und ggf. (vereinbarte) Mahngebühr
• Bei der letzten Mahnung: Hinweis auf die Betreibung als nächsten Schritt
• Deine Zahlungsangaben inkl. QR-Zahlteil, damit der Kunde sofort bezahlen kann

Vorlage: 1. Mahnung (freundlich, aber klar)

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [RE-2026-042]

Sehr geehrte Damen und Herren

Unsere Rechnung [RE-2026-042] vom [Datum] über CHF [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig. Vermutlich ist sie in der Hektik des Alltags untergegangen.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis [neues Datum] zu begleichen. Den QR-Zahlteil finden Sie unten.

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüsse

Für die 2. Mahnung verschärfst du den Ton, nennst den Verzugszins von 5 % und kündigst die Betreibung an, falls weiterhin keine Zahlung erfolgt.

So vermeidest du Mahnungen von Anfang an

Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. Was in der Praxis hilft:

• Klares Fälligkeitsdatum auf jeder Rechnung (nicht nur "zahlbar innert 30 Tagen", sondern ein konkretes Datum), das setzt den Verzug automatisch in Gang.
• QR-Rechnung mit korrektem Swiss QR Code, damit Kunden mit einem Scan bezahlen können. Wie das geht, steht im Leitfaden zur QR-Rechnung.
• Überblick, wer bezahlt hat und wer nicht. Mit einem Rechnungsprogramm siehst du offene Posten auf einen Blick und erkennst Verzug sofort, statt Excel-Listen abzugleichen.
• Zügig erinnern. Je früher die freundliche Erinnerung, desto seltener brauchst du die formelle Mahnung.

Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen, bevor ich betreiben kann?

Nein. Drei Mahnungen sind in der Schweiz keine gesetzliche Pflicht, sondern Gewohnheit. Sobald der Kunde in Verzug ist, kannst du grundsätzlich betreiben. Eine saubere Mahnhistorie ist aber nützlich, falls es zum Streit kommt.

Wie hoch ist der Verzugszins in der Schweiz?

5 % pro Jahr auf die Geldforderung gemäss OR Art. 104, sofern nichts Höheres vereinbart wurde. Er läuft ab Eintritt des Verzugs.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur wenn sie vorher vereinbart wurden (z.B. in den AGB) oder einen echten Aufwand abdecken. Eine willkürliche Pauschale ohne Grundlage ist rechtlich angreifbar. Verzugszins darfst du dagegen immer verlangen.

Ab wann ist mein Kunde in Verzug?

Steht ein konkretes Zahlungsdatum auf der Rechnung, am Tag danach automatisch. Sonst erst mit der Mahnung. Deshalb lohnt sich ein klares Verfalldatum auf jeder Rechnung.

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Quellen und weiterführende Links:

• OR Art. 102: Verzug
• OR Art. 104: Verzugszins
• Betreibung: Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG)
• KMU-Portal des Bundes