Rechnung stornieren in der Schweiz: Storno oder Gutschrift?

Das Projekt platzt, der Kunde springt ab, oder du merkst nach dem Versand, dass die Rechnung doppelt rausging. Der erste Reflex ist meistens derselbe: Rechnung löschen, neu machen, fertig.

Genau das solltest du nicht tun. Und zwar nicht aus Prinzipienreiterei, sondern weil es dir bei der nächsten Prüfung auf die Füsse fällt.

Warum Löschen die schlechteste Variante ist

Eine versendete Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Sobald sie draussen ist, existiert sie in der Welt: beim Kunden im Posteingang, vielleicht schon in seiner Kreditorenbuchhaltung, unter Umständen in deiner MWST-Abrechnung.

Löschst du sie in deinem Programm, entstehen drei Probleme.

Deine Nummerierung bekommt ein Loch. Rechnungsnummern müssen fortlaufend und nachvollziehbar sein. Fehlt zwischen RE-0041 und RE-0043 plötzlich die 42, ist die erste Frage der Revision: Was war da, und wo ist es hin?

Du verlierst den Nachweis. Nach OR Art. 958f musst du Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren. Ein gelöschter Beleg ist kein aufbewahrter Beleg.

Der Kunde hat sie trotzdem. Wenn er die Rechnung bereits verbucht hat und du sie einfach verschwinden lässt, stimmt eure beider Buchhaltung nicht mehr überein.

Die saubere Lösung heisst deshalb nicht löschen, sondern korrigieren. Dafür gibt es zwei Werkzeuge, und die Wahl hängt an einer einzigen Frage.

Die entscheidende Frage: wurde schon bezahlt?

Situation	Richtiges Mittel
Rechnung ist raus, aber nicht bezahlt	Storno
Rechnung ist bezahlt oder bereits verbucht	Gutschrift
Nur ein Teilbetrag stimmt nicht	Gutschrift über die Differenz
Rechnung ist noch ein Entwurf	Einfach bearbeiten oder verwerfen

Der Unterschied ist kein Formalismus. Ein Storno sagt: diese Forderung hat es nie gegeben. Eine Gutschrift sagt: die Forderung gab es, aber ich gebe Geld zurück oder verrechne es. Sobald Geld geflossen ist, kannst du die Vergangenheit nicht mehr wegwischen, du kannst sie nur ausgleichen.

Wann du stornierst

Ein Storno passt, solange die Rechnung offen ist und niemand etwas bezahlt hat. Typische Fälle:

Das Projekt wurde abgesagt, nachdem du fakturiert hast
Die Rechnung ging versehentlich zweimal raus
Falscher Kunde, falscher Betrag, falsche Positionen, und der Kunde hat noch nicht bezahlt
Der Auftrag wurde einvernehmlich zurückgezogen

Wichtig dabei: Die Rechnung bleibt bestehen, sie wird nur als storniert markiert. Die Nummer bleibt vergeben, der Beleg bleibt im System, aber der Betrag zählt nicht mehr zu deinem Umsatz und taucht nicht mehr in offenen Posten auf.

Halte fest, warum storniert wurde. Ein Satz reicht: "Projekt vom Kunden abgesagt am 5. August." In zwei Jahren weiss das sonst niemand mehr, du eingeschlossen.

Informiere den Kunden aktiv. Eine kurze Mail mit dem Hinweis, dass die Rechnung RE-0042 storniert ist und er sie nicht bezahlen muss, verhindert, dass er trotzdem überweist und ihr das Geld hin und her schieben müsst.

Wann du eine Gutschrift brauchst

Sobald bezahlt oder verbucht wurde, ist ein Storno der falsche Weg. Dann erstellst du eine Gutschrift, also ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, das sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Klassische Fälle:

Der Kunde hat bezahlt, reklamiert dann einen Mangel
Ihr einigt euch nachträglich auf einen Rabatt
Eine Position war zu hoch verrechnet
Rückgabe oder Teilrückabwicklung eines Auftrags

Auf die Gutschrift gehören mindestens: eigene fortlaufende Nummer, Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, der Grund, der Betrag und die MWST separat ausgewiesen.

Der letzte Punkt ist der, der am häufigsten vergessen geht.

Der MWST-Teil, den viele übersehen

Hast du die MWST für die Rechnung bereits abgerechnet, holst du sie über die Korrektur wieder zurück. Das geht aber nur, wenn die Korrektur belegt ist.

Bei einem Storno vor der Abrechnung ist das unkritisch, die Rechnung fällt einfach aus dem Umsatz. Wurde die Periode schon abgerechnet, brauchst du ein Dokument, das die Minderung belegt, also in aller Regel die Gutschrift.

Deshalb gilt: Je später die Korrektur, desto eher Gutschrift statt Storno. Im Zweifel fragst du deinen Treuhänder, bevor du eine bereits abgerechnete Periode anfasst.

So gehst du konkret vor

1. Prüfe den Status. Bezahlt oder nicht? Das entscheidet alles Weitere.

2. Storniere oder erstelle die Gutschrift. In Billify markierst du eine offene Rechnung direkt als storniert, inklusive Grund. Sie verschwindet aus dem Umsatz, bleibt aber mit ihrer Nummer erhalten. Ist bereits bezahlt worden, erstellst du stattdessen eine Gutschrift mit Bezug auf die Rechnung.

3. Dokumentiere den Grund. Ein Satz, direkt am Beleg. Nicht in einer separaten Notiz, die niemand findet.

4. Informiere den Kunden. Kurz und sachlich, mit der Rechnungsnummer.

5. Fass die Nummerierung nicht an. Die stornierte Nummer bleibt vergeben. Sie wird nicht neu verwendet, auch nicht für die Ersatzrechnung.

6. Stelle bei Bedarf neu. Wenn eine korrigierte Rechnung nötig ist, bekommt sie die nächste freie Nummer und einen Hinweis auf den ersetzten Beleg.

Häufige Fragen

Darf ich eine Rechnung einfach löschen, wenn ich sie noch nicht verschickt habe?

Ja. Ein Entwurf, der nie beim Kunden war und keine definitive Nummer trägt, ist kein Buchungsbeleg. Den kannst du bearbeiten oder verwerfen. Kritisch wird es erst ab dem Moment, in dem die Rechnung raus ist.

Kann ich eine bezahlte Rechnung stornieren?

Nein, und gute Programme lassen es gar nicht erst zu. Ist Geld geflossen, brauchst du eine Gutschrift. Sonst hättest du eine Zahlung im System, die zu keiner Forderung mehr gehört.

Wie lange muss ich eine stornierte Rechnung aufbewahren?

Gleich lang wie jede andere: zehn Jahre. Das Storno ändert nichts an der Aufbewahrungspflicht, im Gegenteil, gerade der stornierte Beleg samt Begründung ist der Nachweis, dass da nichts verschwunden ist.

Muss die stornierte Nummer neu vergeben werden?

Nein. Eine Nummer wird genau einmal vergeben. Die Ersatzrechnung bekommt die nächste reguläre Nummer. Eine "Lücke" entsteht dadurch nicht, weil die stornierte Rechnung ja weiterhin existiert.

Was, wenn der Kunde die stornierte Rechnung trotzdem bezahlt?

Dann hast du eine Zahlung ohne Forderung. Du überweist den Betrag zurück oder verrechnest ihn mit der nächsten Rechnung, und dokumentierst beides. Genau deshalb lohnt sich die kurze Info an den Kunden.

Quellen und weiterführende Links: