QR-Rechnung Schweiz: Alles was KMU wissen müssen

Seit dem 30. September 2022 sind die alten Einzahlungsscheine in der Schweiz endgültig Geschichte. Die QR-Rechnung ist der neue Standard für den Zahlungsverkehr. Für KMU bedeutet das: Wer noch keine QR-Rechnungen erstellt, riskiert Zahlungsverzögerungen und verärgerte Kunden.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Das Herzstück ist der Swiss QR Code — ein quadratischer Barcode, der alle Zahlungsinformationen enthält:

• IBAN des Empfängers
• Betrag und Währung (CHF oder EUR)
• Referenznummer (QR-Referenz oder Creditor Reference)
• Name und Adresse von Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger
• Zusätzliche Informationen (Rechnungsnummer, Zahlungszweck)

Der grosse Vorteil: Ihre Kunden können die Rechnung einfach mit der Banking-App scannen — kein mühsames Abtippen von Kontonummern mehr.

Anforderungen an eine korrekte QR-Rechnung

Die SIX Group hat klare Spezifikationen für QR-Rechnungen definiert. Die vollständige technische Dokumentation finden Sie in den Swiss Payment Standards. Diese müssen Sie einhalten:

Format und Layout

• Der Zahlteil muss 148 × 105 mm gross sein
• Der Empfangsschein misst 62 × 105 mm
• Schriftart: ausschliesslich Liberation Sans, Arial oder Frutiger
• Der QR Code ist exakt 46 × 46 mm mit Swiss Cross in der Mitte
• Perforationslinien (oder Scherensymbole) zum Abtrennen

Pflichtangaben

*Ein leerer Betrag erlaubt dem Zahler, den Betrag selbst einzutragen (z.B. für Spenden).

QR-IBAN vs. normale IBAN

• QR-IBAN (beginnt mit QR-IID): Wird mit QR-Referenz verwendet, ermöglicht automatischen Zahlungsabgleich
• Normale IBAN: Wird mit Creditor Reference (ISO 11649) oder ohne Referenz verwendet

Für den automatisierten Zahlungsabgleich empfehlen wir die QR-IBAN mit QR-Referenz. Weitere Details dazu finden Sie im Factsheet der SIX Group.

QR-Rechnung erstellen: 3 Wege

1. Manuell mit Vorlage

Sie können QR-Rechnungen theoretisch in Word oder Excel erstellen. Davon raten wir ab — das Risiko für Formatfehler ist hoch, und der QR Code muss maschinell generiert werden.

2. Buchhaltungssoftware

Professionelle Buchhaltungstools generieren QR-Rechnungen automatisch. Der Nachteil: Die meisten sind teuer und komplex für kleine Unternehmen.

3. Spezialisiertes Rechnungstool

Tools wie Billify sind speziell für Schweizer KMU entwickelt. Sie geben einfach Ihre Rechnungsdaten ein, und die Software generiert eine normkonforme QR-Rechnung — inklusive korrektem Swiss QR Code, Perforationslinien und allen Pflichtangaben.

Häufige Fehler bei QR-Rechnungen

Vermeiden Sie diese typischen Stolpersteine:

1. Falsche IBAN-Art: QR-Referenz nur mit QR-IBAN verwenden, Creditor Reference nur mit normaler IBAN
2. Formatfehler im QR Code: Der QR Code muss exakt den SIX-Spezifikationen entsprechen
3. Fehlende Adressangaben: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort des Empfängers sind Pflicht
4. Falscher Zeichensatz: Nur Latin-Zeichen sind erlaubt (keine Emojis oder Sonderzeichen)
5. Betrag ohne Dezimalstellen: Immer zwei Dezimalstellen angeben (z.B. 150.00, nicht 150)

MWST auf QR-Rechnungen

QR-Rechnungen können keine strukturierten MWST-Informationen im QR Code enthalten. Die MWST-Angaben (Satz, Betrag) gehören auf den Rechnungskörper oberhalb des Zahlteils. Gemäss ESTV-Vorgaben muss eine MWST-konforme Rechnung folgende Angaben enthalten:

• Ihre MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST)
• Netto-Betrag
• MWST-Satz und -Betrag
• Brutto-Betrag

Fazit

Die QR-Rechnung ist kein Hexenwerk — aber die Details müssen stimmen. Mit dem richtigen Tool erstellen Sie in wenigen Minuten normkonforme QR-Rechnungen, die Ihre Kunden einfach bezahlen können.

Tipp: Testen Sie Ihre QR-Rechnungen immer mit dem QR-Validator von SIX, bevor Sie sie an Kunden senden.

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Quellen und weiterführende Links:

• SIX Group: QR-Rechnung
• Swiss Payment Standards
• ESTV: Rechnungsstellung und MWST
• PostFinance: QR-Rechnung für Unternehmen