QR-Rechnung Schweiz: Alles was KMU wissen müssen

Seit dem 30. September 2022 sind die alten Einzahlungsscheine in der Schweiz endgültig Geschichte. Die QR-Rechnung ist der neue Standard für den Zahlungsverkehr. Für KMU bedeutet das: Wer noch keine QR-Rechnungen erstellt, riskiert Zahlungsverzögerungen und verärgerte Kunden.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Das Herzstück ist der Swiss QR Code — ein quadratischer Barcode, der alle Zahlungsinformationen enthält:

IBAN des Empfängers
Betrag und Währung (CHF oder EUR)
Referenznummer (QR-Referenz oder Creditor Reference)
Name und Adresse von Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger
Zusätzliche Informationen (Rechnungsnummer, Zahlungszweck)

Der grosse Vorteil: Ihre Kunden können die Rechnung einfach mit der Banking-App scannen — kein mühsames Abtippen von Kontonummern mehr.

Anforderungen an eine korrekte QR-Rechnung

Die SIX Group hat klare Spezifikationen für QR-Rechnungen definiert. Die vollständige technische Dokumentation finden Sie in den Swiss Payment Standards. Diese müssen Sie einhalten:

Format und Layout

Der Zahlteil muss 148 × 105 mm gross sein
Der Empfangsschein misst 62 × 105 mm
Schriftart: ausschliesslich Liberation Sans, Arial oder Frutiger
Der QR Code ist exakt 46 × 46 mm mit Swiss Cross in der Mitte
Perforationslinien (oder Scherensymbole) zum Abtrennen

Pflichtangaben

Feld	Beschreibung	Pflicht?
IBAN/QR-IBAN	Konto des Empfängers	Ja
Betrag	Rechnungsbetrag	Optional*
Währung	CHF oder EUR	Ja
Empfänger	Name + Adresse	Ja
Referenz	QR-Ref oder Creditor Ref	Empfohlen
Zahler	Name + Adresse	Optional

*Ein leerer Betrag erlaubt dem Zahler, den Betrag selbst einzutragen (z.B. für Spenden).

QR-IBAN vs. normale IBAN

QR-IBAN (beginnt mit QR-IID): Wird mit QR-Referenz verwendet, ermöglicht automatischen Zahlungsabgleich
Normale IBAN: Wird mit Creditor Reference (ISO 11649) oder ohne Referenz verwendet

Für den automatisierten Zahlungsabgleich empfehlen wir die QR-IBAN mit QR-Referenz. Weitere Details dazu finden Sie im Factsheet der SIX Group.

QR-Rechnung erstellen: 3 Wege

1. Manuell mit Vorlage

Sie können QR-Rechnungen theoretisch in Word oder Excel erstellen. Davon raten wir ab — das Risiko für Formatfehler ist hoch, und der QR Code muss maschinell generiert werden.

2. Buchhaltungssoftware

Professionelle Buchhaltungstools generieren QR-Rechnungen automatisch. Der Nachteil: Die meisten sind teuer und komplex für kleine Unternehmen.

3. Spezialisiertes Rechnungstool

Tools wie Billify sind speziell für Schweizer KMU entwickelt. Sie geben einfach Ihre Rechnungsdaten ein, und die Software generiert eine normkonforme QR-Rechnung — inklusive korrektem Swiss QR Code, Perforationslinien und allen Pflichtangaben. So können Sie in wenigen Minuten online eine QR-Rechnung erstellen, ohne Vorlagen-Gebastel und ohne Formatfehler.

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Häufige Fehler bei QR-Rechnungen

Vermeiden Sie diese typischen Stolpersteine:

Falsche IBAN-Art: QR-Referenz nur mit QR-IBAN verwenden, Creditor Reference nur mit normaler IBAN
Formatfehler im QR Code: Der QR Code muss exakt den SIX-Spezifikationen entsprechen
Fehlende Adressangaben: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort des Empfängers sind Pflicht
Falscher Zeichensatz: Nur Latin-Zeichen sind erlaubt (keine Emojis oder Sonderzeichen)
Betrag ohne Dezimalstellen: Immer zwei Dezimalstellen angeben (z.B. 150.00, nicht 150)

MWST auf QR-Rechnungen

QR-Rechnungen können keine strukturierten MWST-Informationen im QR Code enthalten. Die MWST-Angaben (Satz, Betrag) gehören auf den Rechnungskörper oberhalb des Zahlteils. Gemäss ESTV-Vorgaben muss eine MWST-konforme Rechnung folgende Angaben enthalten:

Ihre MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST)
Netto-Betrag
MWST-Satz und -Betrag
Brutto-Betrag

Fazit

Die QR-Rechnung ist kein Hexenwerk — aber die Details müssen stimmen. Mit dem richtigen Tool erstellen Sie in wenigen Minuten normkonforme QR-Rechnungen, die Ihre Kunden einfach bezahlen können.

Tipp: Testen Sie Ihre QR-Rechnungen immer mit dem QR-Validator von SIX, bevor Sie sie an Kunden senden.

Häufige Fragen

Brauche ich für eine QR-Rechnung zwingend eine QR-IBAN?

Nein. Die QR-IBAN brauchst du nur für die QR-Referenz, also die 27-stellige strukturierte Referenz. Mit deiner normalen IBAN stellst du QR-Rechnungen ohne Referenz oder mit einer SCOR-Referenz aus. Beides ist normkonform und wird von jeder Schweizer Banking-App gelesen.

Kann ich eine QR-Rechnung an einen Kunden im Ausland schicken?

Bezahlen kann er sie, weil die IBAN im Zahlteil steht. Scannen in der Regel nicht, weil ausländische Banking-Apps den Swiss QR Code meist nicht unterstützen. Bei Auslandkunden gehören IBAN und BIC deshalb zusätzlich im Klartext auf die Rechnung.

Darf der Zahlteil auf einer eigenen Seite stehen?

Ja. Er muss unten auf einer A4-Seite stehen, entweder unter dem Rechnungstext oder allein auf der letzten Seite. Beides ist zulässig, solange die Perforationslinie und die Abstände stimmen.

Was passiert, wenn die Adresse des Zahlungspflichtigen unvollständig ist?

Strenge Banking-Apps lehnen den Code dann ab. Der Block muss entweder ganz leer bleiben oder vollständig ausgefüllt sein, also Name, Strasse und PLZ mit Ort. Halb ausgefüllt ist der häufigste Grund, warum eine Zahlung beim Scannen scheitert.

Muss die MWST im QR-Code stehen?

Nein, und sie kann es auch nicht. Der QR-Code trägt keine strukturierten MWST-Angaben. Satz, Betrag und deine MWST-Nummer gehören auf den Rechnungskörper oberhalb des Zahlteils.

Wie prüfe ich, ob mein QR-Code stimmt?

Über den QR-Validator von SIX. Er liest den Code und meldet Abweichungen von der Norm, bevor die Rechnung beim Kunden landet.

Quellen und weiterführende Links: