Rechnungsprogramm kostenlos: was ein Gratis-Plan können muss

Wer sich gerade selbständig gemacht hat, will für die ersten Rechnungen kein Abo abschliessen. Verständlich. Die Frage ist nur, welches kostenlose Rechnungsprogramm dir wirklich Arbeit abnimmt und welches dich nach drei Rechnungen in eine Sackgasse führt.

Dieser Beitrag zeigt, worauf du bei einem Gratis-Plan achten solltest, welche Grenzen üblich sind, und wir sagen offen, was unser eigener Gratis-Plan kann und was nicht.

Drei Arten von "kostenlos"

Hinter dem Wort stecken sehr unterschiedliche Angebote:

Für eine einzige Rechnung reicht ein Generator. Sobald du regelmässig fakturierst, brauchst du mindestens einen Gratis-Plan, weil du sonst Kunden, Nummern und offene Beträge von Hand in Excel führst.

Was ein kostenloses Rechnungsprogramm in der Schweiz können muss

QR-Rechnung nach Schweizer Standard. Der orange und der rote Einzahlungsschein sind seit Oktober 2022 Geschichte. Ein Programm ohne korrekten QR-Zahlteil ist in der Schweiz nicht brauchbar, egal wie günstig. Achte darauf, dass der QR-Code mit den Banking-Apps funktioniert und Referenz und Adressen stimmen.

MWST richtig rechnen. Bist du MWST-pflichtig, müssen die Sätze 8.1 %, 2.6 % und 3.8 % pro Position stimmen und auf der Rechnung korrekt ausgewiesen sein. Bist du es nicht, darf keine MWST erscheinen.

Fortlaufende Nummern. Rechnungsnummern müssen eindeutig und lückenlos nachvollziehbar sein. Das Programm sollte sie selbst vergeben.

Stornieren statt löschen. Eine verschickte Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Ein gutes Programm lässt dich stornieren, nicht spurlos löschen. Warum das wichtig ist, steht in Rechnung stornieren in der Schweiz.

Datenexport. Das wichtigste Kriterium, das beim Start niemand prüft: Kommst du mit deinen Daten wieder raus? Du musst Belege zehn Jahre aufbewahren, auch wenn du das Programm wechselst.

Kein Zwang zur Kreditkarte. Ein Gratis-Plan, der beim Registrieren eine Kreditkarte verlangt, ist eine Testphase mit anderem Namen.

Typische Grenzen von Gratis-Plänen

Kein Anbieter verschenkt alles. Die Grenzen liegen meistens hier:

• Anzahl Kunden (oft eine Handvoll)
• Anzahl Rechnungen, pro Monat oder insgesamt
• Eigenes Logo und eigene Farben erst im bezahlten Plan
• Hinweis auf den Anbieter in der Fusszeile der Rechnung
• Buchhaltung, Zeiterfassung, Projekte nur gegen Bezahlung
• Ein einziger Benutzer

Wichtig ist der Unterschied zwischen pro Monat und insgesamt. Fünf Rechnungen pro Monat reichen manchen Freelancern dauerhaft. Fünf Rechnungen insgesamt sind ein Test.

Billify gratis: was drin ist und was nicht

Wir finden, ein Gratis-Plan sollte ehrlich sagen, wofür er gedacht ist. Unserer ist zum Ausprobieren und für den Start gedacht, nicht für den Dauerbetrieb.

Im Gratis-Plan enthalten:

• QR-Rechnungen nach Schweizer Standard
• bis zu 5 Rechnungen und 10 Offerten, insgesamt und nicht pro Monat
• bis zu 3 Kunden, 1 Benutzer
• Rechnungen und Offerten per E-Mail versenden
• Offerten, die dein Kunde online unterschreibt, auf Wunsch mit Zugangscode
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen, auch automatisch
• Stornieren, Vorlagen, Dokumente in vier Sprachen
• Zwei-Faktor-Anmeldung und Export aller Daten
• keine Kreditkarte nötig

Nicht enthalten: eigenes Logo auf den Dokumenten (im Gratis-Plan steht "Erstellt mit billify.ch" in der Fusszeile), der KI-Assistent für Rechnungen und Offerten, Projekte, wiederkehrende Rechnungen, Buchhaltung und Zeiterfassung.

Brauchst du nur eine einzelne Rechnung, geht es noch einfacher: Mit dem QR-Rechnung-Generator erstellst du eine Rechnung ohne Konto und lädst sie als PDF herunter.

Ab wann sich ein bezahlter Plan lohnt

Rechne es in Zeit, nicht in Franken. Die bezahlten Pläne von Billify beginnen mit Starter bei CHF 15 pro Monat. Das lohnt sich, sobald eines davon zutrifft:

• Du stellst mehr als eine Handvoll Rechnungen, oder du hast mehr als drei Kunden.
• Deine Rechnungen sollen dein Logo tragen, nicht unseres.
• Du hast wiederkehrende Rechnungen, etwa monatliche Pauschalen.
• Du willst Offerten mit dem KI-Assistenten aus früheren Dokumenten erstellen.

Spart dir das Programm eine Stunde pro Monat, hat es sich bei jedem realistischen Stundensatz bezahlt. Jeden bezahlten Plan kannst du 14 Tage kostenlos testen. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

Worauf du beim Wechsel achten solltest

Fängst du gratis an und wechselst später, gilt:

1. Nummernkreis weiterführen. Starte im neuen Programm mit der nächsten freien Nummer, nicht wieder bei 1.
2. Alte Rechnungen exportieren. Als PDF und als Datenexport, und zehn Jahre aufbewahren.
3. Offene Posten übertragen. Unbezahlte Rechnungen nicht vergessen.

Mehr zur Aufbewahrung steht in Rechnungen aufbewahren in der Schweiz.

Billify kostenlos starten

Häufige Fragen

Gibt es ein komplett kostenloses Rechnungsprogramm für die Schweiz?

Ja, als Gratis-Plan mit Grenzen. Bei Billify sind das 5 Rechnungen und 10 Offerten insgesamt, 3 Kunden und 1 Benutzer, mit QR-Rechnung, E-Mail-Versand und Online-Unterschrift. Für einzelne Rechnungen gibt es zusätzlich einen Generator ohne Konto.

Kann ich eine QR-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja. Mit dem QR-Rechnung-Generator von Billify erstellst du ohne Anmeldung eine Rechnung mit QR-Zahlteil als PDF. Für gespeicherte Rechnungen, Kunden und Versand brauchst du ein kostenloses Konto.

Brauche ich für den Gratis-Plan eine Kreditkarte?

Bei Billify nicht. Du registrierst dich mit E-Mail-Adresse und Passwort.

Was passiert, wenn ich die Grenze des Gratis-Plans erreiche?

Deine bestehenden Rechnungen, Offerten und Kunden bleiben erhalten und lassen sich weiter ansehen und exportieren. Für neue Dokumente wechselst du in einen bezahlten Plan.

Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm für eine Einzelfirma?

Für den Start ja. Stellst du regelmässig Rechnungen an mehrere Kunden, stösst du bei den meisten Gratis-Plänen schnell an Grenzen. Dann lohnt sich ein günstiger bezahlter Plan meistens schon durch die eingesparte Zeit.

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Quellen und weiterführende Links:

• PaymentStandards.ch: QR-Rechnung
• Eidgenössische Steuerverwaltung: MWST-Sätze
• OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher