Aufbewahrungspflicht Schweiz: Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Die kurze Antwort: zehn Jahre. Die längere Antwort ist interessanter, weil die meisten Fehler nicht bei der Dauer passieren, sondern bei der Frage, ab wann gezählt wird und in welcher Form du aufbewahren darfst.

Die Grundregel

OR Art. 958f verlangt, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht zehn Jahre aufbewahrt werden. Buchungsbeleg heisst im Alltag: alles, was einen Eintrag in deiner Buchhaltung begründet.

Für ein typisches KMU sind das:

Ausgangsrechnungen, also alles was du gestellt hast
Eingangsrechnungen und Quittungen
Bankauszüge und Zahlungsbelege
Verträge, soweit sie Buchungen begründen
Lohnabrechnungen
MWST-Abrechnungen und Korrespondenz dazu

Auch stornierte Rechnungen gehören dazu. Gerade sie, denn der stornierte Beleg samt Begründung ist der Nachweis, dass da nichts einfach verschwunden ist.

Ab wann laufen die zehn Jahre?

Das ist der Punkt, an dem die meisten daneben liegen. Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern nach Ablauf des Geschäftsjahres.

Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 3. Februar 2026, Geschäftsjahr endet am 31. Dezember 2026. Die zehn Jahre laufen ab dem 1. Januar 2027 und enden folglich Ende 2036. Der Beleg muss also fast elf Jahre greifbar bleiben.

Rechne im Zweifel grosszügig. Ein Jahr zu lange aufbewahren kostet dich fast nichts, ein Jahr zu kurz kann teuer werden.

Reicht ein PDF?

Ja, in aller Regel. Die elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich erlaubt, geregelt in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Zwei Punkte musst du dabei einhalten.

Unveränderbarkeit. Die Belege dürfen sich nachträglich nicht spurlos ändern lassen. Ein PDF auf einem Laufwerk, auf dem jeder alles überschreiben kann, erfüllt das streng genommen nicht. Ein System mit Versionierung, Protokoll oder Schreibschutz schon.

Lesbarkeit über die ganze Frist. Was du 2026 speicherst, musst du 2036 noch öffnen können. PDF ist dafür eine gute Wahl. Ein proprietäres Format, das an eine Software gebunden ist, die es dann vielleicht nicht mehr gibt, ist eine schlechte.

Zwei Dokumente bleiben eine Ausnahme: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Für alle laufenden Belege gilt das nicht.

Was das praktisch für dich heisst

Lösche keine versendeten Rechnungen. Storniere sie stattdessen. Der Beleg bleibt erhalten, die Nummerierung bleibt lückenlos, und der Betrag fällt trotzdem aus dem Umsatz. Wie das genau geht, steht in unserem Beitrag zum Stornieren von Rechnungen.

Halte die Nummerierung sauber. Fortlaufend, ohne unerklärte Lücken. Das ist kein Selbstzweck: Eine lückenlose Nummerierung ist das Erste, was bei einer Prüfung angeschaut wird.

Sammle Belege dort, wo sie hingehören. Ein Beleg, der im Mailpostfach liegt und nirgends sonst, ist faktisch nicht aufbewahrt. Hänge Quittungen und Belege direkt an die passende Rechnung oder Ausgabe.

Verlass dich nicht auf ein einzelnes Gerät. Der Laptop geht kaputt, das Handy geht verloren. Cloud-Speicher oder eine Software mit eigener Ablage lösen das Problem, ein Ordner auf dem Desktop nicht.

Denk an den Ausstieg. Falls du das Programm irgendwann wechselst: Kommst du an deine Daten? Ein Export als PDF und CSV sollte jederzeit möglich sein. Sonst hängt deine gesetzliche Pflicht am Fortbestand eines Anbieters.

Ein häufiger Irrtum

"Mein Treuhänder hat ja alles." Das stimmt oft, entlastet dich aber nicht. Aufbewahrungspflichtig ist das Unternehmen, nicht der Treuhänder. Endet das Mandat, brauchst du deine Unterlagen selbst. Kläre am besten heute, wer was aufbewahrt und wie du im Zweifel drankommst.

Häufige Fragen

Muss ich Papierbelege im Original aufbewahren?

Grundsätzlich nicht. Du darfst Papierbelege scannen und digital archivieren, solange die Anforderungen der GeBüV eingehalten sind, also insbesondere Unveränderbarkeit und Lesbarkeit. Ausgenommen bleiben Geschäftsbericht und Revisionsbericht.

Wie lange muss ich Quittungen für Spesen aufbewahren?

Gleich lang wie alle Buchungsbelege, also zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Ein Kassenzettel, der verblasst, sollte deshalb früh eingescannt werden. Thermopapier ist nach wenigen Jahren oft nicht mehr lesbar.

Was passiert, wenn Belege fehlen?

Im besten Fall gibt es Rückfragen. Im schlechteren Fall wird geschätzt, und zwar nicht zu deinen Gunsten. Bei der MWST kann ein fehlender Beleg dazu führen, dass der Vorsteuerabzug gestrichen wird.

Gelten für Immobilien längere Fristen?

Ja, im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer und unbeweglichen Gegenständen gelten deutlich längere Fristen als zehn Jahre. Wenn du Liegenschaften im Geschäftsvermögen hast, ist das ein Fall für den Treuhänder, nicht für eine Faustregel.

Muss ich E-Mails aufbewahren?

Nur soweit sie Buchungen begründen oder Teil der Geschäftskorrespondenz zu einem Beleg sind. Eine Terminabsprache muss nicht ins Archiv, die Mail mit der vereinbarten Rabattzusage schon.

Quellen und weiterführende Links: