QR-Rechnung drucken: Papier, Perforation und PDF

Nicht alle Kunden wollen ihre Rechnung per E-Mail. Ältere Kundschaft, Vereine, manche Verwaltungen: Sie erwarten einen Brief. Und dann stehst du vor dem Drucker und fragst dich, ob normales Papier reicht oder ob du wie früher beim orangen Einzahlungsschein spezielle Formulare brauchst.

Die kurze Antwort: Spezielle vorgedruckte Formulare brauchst du nicht mehr. Ein paar Regeln gelten trotzdem, und die hängen davon ab, ob die Rechnung auf Papier oder als PDF zum Kunden kommt.

Papier oder PDF: der entscheidende Unterschied

Die Schweizer Vorgaben zur QR-Rechnung unterscheiden zwei Fälle:

Rechnung kommt als	Trennung zwischen Rechnung und Zahlteil
Papier, von dir gedruckt und verschickt	Perforation ist Pflicht
PDF, per E-Mail oder Download	Linie mit Scherensymbol oder dem Hinweis "Vor der Einzahlung abzutrennen"

Der Grund ist praktisch: Wer eine Rechnung auf Papier erhält, soll den Zahlteil sauber abreissen können, um ihn am Postschalter oder bei der Bank abzugeben. Beim PDF druckt der Kunde selbst und schneidet bei Bedarf entlang der Linie.

Druckt dein Kunde ein PDF, das du ihm gemailt hast, zu Hause aus, ist das kein Problem. Die Pflicht zur Perforation trifft dich, wenn du selbst Papierrechnungen verschickst.

Welches Papier für die QR-Rechnung?

Für den Zahlteil auf Papier gilt:

weisses Papier
80 bis 100 g/m², also normales bis leicht stärkeres Büropapier
Recyclingpapier ist erlaubt, gestrichenes oder glänzendes Papier nicht

Das Format ist A4, der Zahlteil sitzt unten auf der Seite im Format A6 quer (105 × 210 mm). Links steht der Empfangsschein, rechts der eigentliche Zahlteil mit dem Swiss QR Code.

Perforiertes Papier bekommst du im Bürofachhandel als A4-Blatt mit vorgestanzter Linie für den QR-Zahlteil. Es ist blanko, du druckst die ganze Rechnung samt Zahlteil selbst darauf. Formulare mit vorgedruckten Kontodaten wie beim alten orangen Einzahlungsschein brauchst du dafür nicht. Warum, erklärt unser Beitrag Oranger Einzahlungsschein bestellen?.

Worauf du beim Drucken achten solltest

In Originalgrösse drucken. Stelle im Druckdialog "Tatsächliche Grösse" oder 100 % ein, nicht "An Seite anpassen". Sonst wird der Zahlteil verkleinert, und die Masse stimmen nicht mehr. Der QR-Code selbst misst 46 × 46 mm.

Der QR-Code muss scharf sein. Verschmierte Toner, Streifen oder ein fast leerer Drucker machen den Code für Banking-Apps schwer lesbar. Mach vor einem grossen Druckauftrag einen Test: Rechnung ausdrucken und mit der eigenen Banking-App scannen.

Nichts in den Zahlteil schreiben. Keine Stempel, keine Notizen, kein Logo im Bereich des Zahlteils. Der Bereich ist genormt.

Perforation an der richtigen Stelle. Die vorgestanzte Linie muss genau über dem Zahlteil liegen. Prüfe die erste Seite, bevor du den ganzen Stapel druckst.

Rechnung für den Fensterumschlag drucken

Wer Rechnungen per Post verschickt, will kein Adressetikett kleben. Dafür muss die Empfängeradresse genau im Fenster des Umschlags sitzen. In der Schweiz ist der Umschlag C5/6 mit Fenster links oder rechts verbreitet.

Achte darauf, dass:

die Adresse in der richtigen Höhe und auf der richtigen Seite steht
du das Blatt so faltest, dass die Adresse im Fenster erscheint und der Zahlteil nicht beschädigt wird
dein Absender klein über der Empfängeradresse steht, damit eine Retoure zu dir zurückfindet

Roter oder oranger Einzahlungsschein drucken?

Das geht nicht mehr. Seit dem 1. Oktober 2022 können rote und orange Einzahlungsscheine nicht mehr verwendet werden. Auch selbst gedruckte Versionen davon werden nicht mehr verarbeitet. Die einzige Form ist heute die QR-Rechnung.

So druckst du QR-Rechnungen mit Billify

In Billify lädst du jede Rechnung als PDF herunter. Der QR-Zahlteil mit Empfangsschein wird automatisch nach Schweizer Standard erzeugt, samt Trennlinie für das Abtrennen.

Für den Postversand gibt es in der Rechnung den Knopf Postversand. Damit erzeugst du ein PDF, in dem die Empfängeradresse für den Fensterumschlag C5/6 positioniert ist, wahlweise für das Fenster links oder rechts. Ausdrucken, falten, einpacken.

Brauchst du nur eine einzelne Rechnung, erstellst du sie mit dem QR-Rechnung-Generator ohne Konto.

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Häufige Fragen

Brauche ich spezielles Papier für die QR-Rechnung?

Kein vorgedrucktes Formular. Verschickst du die Rechnung auf Papier, brauchst du weisses Papier mit 80 bis 100 g/m² und eine Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil. Als PDF reicht eine Trennlinie mit Scherensymbol oder dem Hinweis "Vor der Einzahlung abzutrennen".

Ist die Perforation bei der QR-Rechnung Pflicht?

Bei Rechnungen, die du auf Papier verschickst, ja. Bei PDF-Rechnungen ersetzt eine Linie mit Scherensymbol oder Hinweis die Perforation.

Darf ich die QR-Rechnung auf normalem Druckerpapier drucken?

Ja, wenn es weiss ist und zwischen 80 und 100 g/m² wiegt. Für Papierrechnungen, die du verschickst, sollte es perforiert sein. Glänzendes oder gestrichenes Papier ist nicht erlaubt.

Kann mein Kunde eine per E-Mail erhaltene QR-Rechnung ausdrucken?

Ja. Er kann den QR-Code direkt aus dem PDF scannen oder die Rechnung drucken und den Zahlteil entlang der Linie abtrennen.

Kann ich noch rote oder orange Einzahlungsscheine drucken?

Nein. Seit dem 1. Oktober 2022 werden sie nicht mehr verarbeitet. Heute gilt nur noch die QR-Rechnung.

Quellen und weiterführende Links: