Rechnung schreiben in der Schweiz richtig gemacht
Was muss auf eine Rechnung, wann gilt die MWST-Pflicht und wie sieht ein korrekter QR-Zahlteil aus. Dieser Leitfaden zeigt dir alle Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung, inklusive Vorlage zum Nachbauen.
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Was muss auf eine Rechnung? Die Pflichtangaben
In der Schweiz gibt es keine einzelne Vorschrift, die alle Rechnungsangaben regelt. Die folgenden Punkte ergeben sich aus dem Obligationenrecht, dem Mehrwertsteuergesetz und der Praxis. Eine vollstaendige Rechnung enthaelt diese Angaben.
Name und Adresse des Ausstellers
Dein vollstaendiger Firmen- oder Personenname mit Adresse. Bei einer Einzelfirma genuegt dein Name, bei einer GmbH oder AG der im Handelsregister eingetragene Firmenname.
Name und Adresse des Kunden
Vollstaendiger Name und Adresse der Empfaengerin oder des Empfaengers. So ist eindeutig, wer die Rechnung erhaelt und schuldet.
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Es ist Ausgangspunkt fuer die Zahlungsfrist und relevant fuer die Buchhaltung.
Rechnungsnummer
Eine eindeutige Nummer, die du nicht doppelt vergibst. Empfehlenswert ist eine fortlaufende Nummerierung, zum Beispiel 2026-0001.
Leistungsbeschrieb
Eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung oder des gelieferten Produkts, idealerweise mit Menge, Einzelpreis und Datum oder Zeitraum der Leistung.
Betrag
Einzelpreise pro Position und das Total. Bei MWST-Pflicht zusaetzlich der Nettobetrag, der MWST-Betrag und der Bruttobetrag.
MWST-Nummer und MWST-Satz
Nur falls du steuerpflichtig bist: deine MWST-Nummer (CHE-123.456.789 MWST), der angewandte Satz (Normalsatz 8.1 %, reduziert 2.6 %, Beherbergung 3.8 %) und der MWST-Betrag.
Zahlungsfrist
Bis wann die Rechnung zu bezahlen ist, zum Beispiel "Zahlbar innert 30 Tagen netto". Eine klare Frist schafft die Grundlage fuer eine spaetere Mahnung.
QR-Zahlteil oder IBAN
Die Zahlungsangaben, damit der Kunde ueberweisen kann. Heute ist der QR-Zahlteil mit IBAN und optionaler Referenz der Standard.
MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Jahresumsatz
Mehrwertsteuerpflichtig wirst du in der Regel, sobald dein Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 erreicht. Ab diesem Punkt musst du dich bei der Eidgenoessischen Steuerverwaltung anmelden, eine MWST-Nummer fuehren und auf deinen Rechnungen die MWST ausweisen.
Liegst du darunter, bist du grundsaetzlich von der MWST befreit und stellst deine Rechnungen ohne MWST. Eine freiwillige Anmeldung ist moeglich, etwa wenn du Vorsteuer geltend machen willst. Stellst du ohne MWST-Pflicht trotzdem MWST in Rechnung, ist das nicht zulaessig.
- Normalsatz 8.1 %, reduzierter Satz 2.6 %, Beherbergung 3.8 %
- MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST auf die Rechnung
- Unter CHF 100'000 Umsatz: Rechnung ohne MWST zulaessig
MWST-Saetze 2026 im Ueberblick
Die Saetze gelten seit dem 1. Januar 2024. Welcher Satz auf deine Leistung anzuwenden ist, haengt von der Art der Leistung ab.
Die QR-Rechnung ist heute Standard
Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden per Ende September 2022 abgeloest. An ihre Stelle ist die QR-Rechnung getreten. Sie enthaelt einen Swiss QR Code, der alle Zahlungsdaten maschinenlesbar codiert.
QR-Zahlteil statt Einzahlungsschein
Der QR-Zahlteil ist der untere Teil der Rechnung mit Swiss QR Code, IBAN, Betrag und optionaler Referenz. Er ersetzt den alten ESR- und ES-Einzahlungsschein vollstaendig.
Scannen mit der Banking-App
Deine Kundinnen und Kunden scannen den QR Code mit der App ihrer Bank. Betrag, IBAN und Referenz werden automatisch uebernommen, ganz ohne Abtippen.
Weniger Zahlungsfehler
Weil die Zahlungsdaten im QR Code stecken, gibt es keine falschen IBAN-Nummern oder Betraege mehr. Das fuehrt zu schnelleren und korrekten Zahlungen.
Mehr Details dazu findest du im Leitfaden QR-Rechnung erstellen.
30 Tage sind in der Schweiz ueblich
Die meisten Rechnungen in der Schweiz sind innert 30 Tagen netto zahlbar. Je nach Branche und Vereinbarung sind auch kuerzere Fristen wie 10 oder 14 Tage oder laengere wie 60 Tage moeglich. Entscheidend ist, dass die Frist klar auf der Rechnung steht.
Ohne vereinbarte Frist tritt der Zahlungsverzug erst nach einer Mahnung ein. Mit einer eindeutigen Angabe wie "Zahlbar innert 30 Tagen netto" schaffst du die Grundlage, um bei Nichtzahlung sauber mahnen zu koennen.
Uebliche Formulierungen
- Zahlbar innert 30 Tagen netto
- Zahlbar innert 14 Tagen ohne Abzug
- Faellig bis 30.06.2026
- Zahlbar sofort nach Erhalt
Rechnungs-Vorlage Schweiz
So ist eine vollstaendige Schweizer Rechnung aufgebaut. Ersetze die Platzhalter durch deine Angaben. Eine fertige Rechnungsvorlage gibt es auch zum Herunterladen.
Absender
[Dein Firmenname]
[Strasse und Nummer]
[PLZ Ort]
[E-Mail / Telefon]
MWST-Nr.: [CHE-123.456.789 MWST]
Rechnung an
[Name des Kunden]
[Strasse und Nummer]
[PLZ Ort]
Rechnungsnummer
2026-0001
Rechnungsdatum
10.06.2026
Zahlbar bis
10.07.2026
Leistungsbeschrieb
Zahlbar mit QR-Zahlteil
IBAN: CH00 0000 0000 0000 0000 0
Zahlbar innert 30 Tagen netto
CHF 1'383.70
Beispielwerte. Betraege, IBAN und MWST-Angaben durch deine eigenen Daten ersetzen.
Rechnung erstellen, ohne an Pflichtangaben zu denken
Billify kennt die Schweizer Vorgaben. Rechnungsnummer, MWST-Berechnung und QR-Zahlteil entstehen automatisch, damit nichts vergessen geht.
Konto erstellen und Absender hinterlegen
Registriere dich kostenlos und hinterlege einmalig deinen Firmennamen, deine Adresse, deine IBAN und falls vorhanden deine MWST-Nummer.
Kunde und Positionen erfassen
Waehle den Kunden, beschreibe die Leistung und erfasse Menge und Preis. Billify rechnet Total und MWST automatisch korrekt aus.
QR-Rechnung als PDF senden
Billify erstellt die Rechnung mit Rechnungsnummer und QR-Zahlteil. Lade sie als PDF herunter oder verschicke sie direkt per E-Mail.
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Haeufige Fehler beim Rechnung schreiben
Diese Fehler kosten Zeit und verzoegern deine Zahlungen. Mit etwas Aufmerksamkeit oder der richtigen Software vermeidest du sie.
Doppelte oder fehlende Rechnungsnummern
Wird eine Nummer zweimal vergeben oder ganz vergessen, leidet die Nachvollziehbarkeit. Eine Software vergibt die naechste Nummer automatisch.
MWST ausweisen ohne MWST-Pflicht
Wer nicht steuerpflichtig ist, darf keine MWST verrechnen. Bist du unter CHF 100’000 Umsatz und nicht freiwillig angemeldet, fakturierst du ohne MWST.
Unklarer Leistungsbeschrieb
Ein vager Text wie "Dienstleistung" fuehrt zu Rueckfragen und verzoegert die Zahlung. Beschreibe Menge, Leistung und Zeitraum konkret.
Keine oder unklare Zahlungsfrist
Fehlt die Frist, tritt der Verzug erst nach einer Mahnung ein. Schreibe die Frist immer eindeutig auf die Rechnung.
Alte Einzahlungsscheine statt QR-Zahlteil
Die roten und orangen Einzahlungsscheine sind seit Ende September 2022 ungueltig. Verwende den QR-Zahlteil oder eine klare IBAN-Angabe.
Falsche oder fehlende IBAN
Ohne korrekte IBAN kann der Kunde nicht bezahlen. Beim QR-Zahlteil werden die Zahlungsdaten maschinenlesbar codiert, das vermeidet Tippfehler.
Haeufige Fragen zum Rechnung schreiben
Die wichtigsten Fragen rund um Pflichtangaben, MWST, QR-Rechnung und Zahlungsfristen.
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