Frais de rappel en Suisse: ce que vous pouvez exiger

Le client ne paie pas, vous envoyez un rappel, et en bas figure "frais de rappel CHF 20". Cela paraît juste: courir après son argent prend du temps.

Juridiquement, c’est moins évident. En Suisse, il n’existe aucun droit légal à des frais de rappel. Ce à quoi vous avez droit sans rien avoir convenu, c’est autre chose.

Ce que la loi vous accorde sans accord

L’intérêt moratoire. Dès que le client est en demeure, vous avez droit à 5 % par an sur le montant ouvert (CO art. 104), même si rien n’a été convenu.

Le dommage supplémentaire. Si votre dommage dépasse l’intérêt, le client peut en répondre (CO art. 106). Encore faut-il le prouver. Le temps passé à rédiger un rappel se chiffre mal, et les tribunaux n’accordent pas volontiers un forfait sans base contractuelle.

Les frais de poursuite. Ils sont à la charge du débiteur, mais vous devez les avancer.

Quand les frais de rappel sont admis

Vous pouvez les exiger s’ils ont été convenus à l’avance, c’est-à-dire avant la demeure. Les endroits habituels:

• vos conditions générales, acceptées à la conclusion du contrat
• le devis signé par le client
• un contrat-cadre

Une mention qui n’apparaît que sur la facture est plus faible, puisque le contrat est déjà conclu. Et introduire les frais seulement dans le rappel ne suffit pas.

Même convenus, les frais doivent rester proportionnés. Ils compensent votre charge, ils ne punissent pas.

Quels montants sont usuels

Il n’existe aucun tarif légal. En pratique:

Beaucoup d’entreprises renoncent aux frais sur le premier rappel. Ce n’est pas de la faiblesse: la plupart des clients ont simplement oublié, et des frais dès le premier courrier agacent plus qu’ils ne rapportent.

Des montants sans rapport avec la créance, par exemple CHF 50 de frais sur une facture de CHF 80, sont contestables et abîment la relation.

Comment formuler l’accord

Une phrase dans vos conditions générales ou dans le devis suffit, si elle est claire:

En cas de retard de paiement, le client doit un intérêt moratoire de 5 % par an. Des frais de CHF 20 sont facturés pour chaque rappel à partir du premier rappel.

L’essentiel: un montant et un déclencheur sans ambiguïté. "Frais de rappel appropriés", sans chiffre, appelle la discussion.

Présenter les frais correctement

Séparez-les du montant de la facture, pour que le client voie ce qu’il paie:

Indiquez un nouveau délai daté et rappelez où les frais ont été convenus. Le reste du courrier est décrit dans Rappel de paiement en Suisse.

Frais de rappel et TVA

Ici, frais et intérêt se traitent différemment, et c’est souvent confondu.

Les frais de rappel sont considérés par l’administration fiscale comme la compensation de votre charge liée au client en retard. Ils suivent la prestation d’origine et son taux. Si vous êtes assujetti et que la prestation était à 8.1 %, les frais le sont aussi.

L’intérêt moratoire est une indemnité pour un dommage, donc pas une contre-prestation (LTVA art. 18 al. 2). Il n’est pas soumis à la TVA.

Si vous n’êtes pas assujetti, la question ne se pose pas. En cas de doute, l’AFC ou votre fiduciaire tranchera.

Et si le client ne paie que la facture?

C’est fréquent: le montant principal arrive, les frais non. Deux possibilités:

1. Passer l’éponge. Pour CHF 20, c’est souvent le choix raisonnable.
2. Continuer à les réclamer. Si les frais étaient correctement convenus, vous pouvez les faire valoir dans le rappel suivant ou dans une poursuite. Calculez froidement si l’effort en vaut la peine.

Les frais de rappel dans Billify

Dans les réglages, vous définissez si vous facturez des frais et leur montant. Le rappel amical reste toujours gratuit. À partir du premier rappel, le montant défini s’ajoute, et le total figure dans le courrier. Si vous laissez le champ vide, Billify ne facture rien, et surtout pas un montant par défaut caché.

Chaque rappel fixe un nouveau délai de dix jours. Avec les rappels automatiques, Billify envoie les étapes de lui-même, après le nombre de jours de retard que vous choisissez.

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Questions fréquentes

Les frais de rappel sont-ils autorisés en Suisse?

Oui, s’ils ont été convenus à l’avance, par exemple dans les conditions générales ou dans un devis signé, et s’ils restent proportionnés. Sans accord, vous n’avez droit qu’à l’intérêt moratoire de 5 %.

Quel montant puis-je facturer?

Aucun maximum légal n’existe. On voit habituellement CHF 10 à 30 par rappel et jusqu’à CHF 50 pour le dernier.

Puis-je facturer des frais dès le rappel amical?

Juridiquement possible si c’est convenu, mais peu judicieux: la plupart des clients ont simplement oublié de payer.

Dois-je soumettre les frais de rappel à la TVA?

Si vous êtes assujetti, oui. Les frais suivent le taux de la prestation d’origine. L’intérêt moratoire, lui, n’est pas soumis à la TVA.

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Sources et liens utiles:

• Code des obligations, art. 102 à 106
• Loi sur la TVA, art. 18
• Administration fédérale des contributions: TVA